home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / checkb / chex / chex.hlp < prev    next >
Text File  |  1987-08-26  |  19KB  |  352 lines
  1.  08/26/87                                                              v2.20
  2.                                   CheX
  3.                               by Rich Young
  4.                    Copyright (c) YoungWare Systems 1987
  5.  
  6.  A simple full screen checkbook program for your Tandy computer, IBM PC or
  7.  compatible computer.  It assists in balancing and can also be used for
  8.  savings accounts, credit cards and other types of debit/credit bookkeeping.
  9.  
  10.  To START a new checkbook type "CheX" and press <Enter>.  Respond with a "Y"
  11.  or "y" to create a new checkbook.  Enter your existing balance prior to
  12.  your first non-posted entry.  Then enter the rest of your entries that have
  13.  not cleared the bank.
  14.  
  15.  Use <F3> to sort the items that appear on the screen.  This helps keep
  16.  items in date order.  <F7> is used to print your checkbook, and <F10> or
  17.  <Escape> exits the program.
  18.  
  19.  Feel free to copy and distribute this program fully intact with this
  20.  document.  If you are using this program for personal use, please send a
  21.  $10.00 contribution to the address at the end of this document.  By using
  22.  this program you accept full liability;  there is no warranty stated nor
  23.  implied.  Please don't let this program result in an overdraft on your part
  24.  due to an oversight on my part.
  25.  
  26.  
  27. I.   B A L A N C I N G:                                                 [F2]
  28.  
  29.  To balance your bank statement, move the cursor to the first non-posted
  30.  item.  Then move to column "P" using the left arrow key.  You will find
  31.  column "P" to the left of the date column.  The line will be highlighted.
  32.  If the item appears on your bank statement, enter the first letter of the
  33.  month you are posting.  (I use a lower case "j" to differentiate June from
  34.  July.)  The system will then move the cursor down to the next entry.  Use
  35.  the down arrow key to skip entries that do not appear on the statement you
  36.  are balancing.
  37.  
  38.  Once all the posted items are marked, press <F2>.  The system will prompt
  39.  you for the ending statement balance.  Enter the amount and press <Enter>.
  40.  The difference displayed should be zero, otherwise you have entered an item
  41.  incorrectly or have marked/not marked an item in error.  To change an item
  42.  that has been marked as posted, you must "unlock" posted items by pressing
  43.  <F4>.
  44.  
  45.  In the event your checkbook is out of balance, CheX may locate a possible
  46.  error.  Please validate the suggestion prior to taking any action.  CheX
  47.  limits the search to a single "current item", so CheX will not always find
  48.  an item posted in error.  Also, multiple errors will not be found.
  49.  
  50.  If CheX is unable to locate an error, it will tell you if your checkbook is
  51.  too high or too low.  Use the following to know what to look for.
  52.  
  53.  If your checkbook is too high, check the following:
  54.  
  55.     1.  Debits that require posting.
  56.     2.  Posted credits that should not have been posted.
  57.     3.  Posted debits that the amount entered is too low.
  58.     4.  Posted credits that the amount entered is too high.
  59.     5.  Entered statement balance is too low.
  60.     6.  Running balance errors.  (see section "IX. ERRORS").
  61.  
  62.  If your checkbook is too low, check the following:
  63.  
  64.     1.  Posted debits that should not have been posted.
  65.     2.  Credits that require posting.
  66.     3.  Posted debits that the amount entered is too high.
  67.     4.  Posted credits that the amount entered is too low.
  68.     5.  Entered statement balance is too high.
  69.     6.  Running balance errors.  (see section "IX. ERRORS").
  70.  
  71.  
  72. II.   C O M M A N D   S U M M A R Y:
  73.  
  74.   F1  - Help.  Displays this document, "CheX.hlp".  May be requested at any
  75.         prompt.  This document can be modified to fit your needs.  I use the
  76.         SideKick editor with a right margin of 76.  Maximum number of lines
  77.         is 400.  Putting brackets, "[]", around function keys F2, F5, F6,
  78.         F7, F8, F9 and Alt-F8 controls the first line displayed within that
  79.         function.
  80.   F2  - Balance your checkbook with the bank statement.
  81.   F3  - Sort only the items that appear on the screen.
  82.   F4  - Unlock or lock items that have been posted on a bank statement.
  83.  [F5] - Find an alpha string.  Starts at end and works back to the beginning
  84.         of the book.  FIND is not case sensitive.  Use "|" for vertical
  85.         lines.  After find, (E)nd find, (G)raph all occurrences, (M)ove to
  86.         item, (N)ext item or (P)rint and display next occurrence.  By
  87.         selecting (G)raph, all items that meet the FIND criteria will be
  88.         graphed.
  89.  [F6] - Undo any changes made to the item the cursor is currently on.  The
  90.         old item will be displayed at the bottom of the screen.  Press "Y"
  91.         to confirm.  Undo limit is 40 items.  Undo information is cleared
  92.         when you go to a different checkbook level, <F9>.
  93.   F7  - Print check or checkbook to printer or to disk.  Or, display graph.
  94.   F8  - Options menu (set colors, cursor, sound, auto save, etc.).
  95.  [F9] - Open auxiliary checkbook.  The current book number is displayed in
  96.         the headings in column "To:".  From DOS, you may go directly to an
  97.         auxiliary book by typing CheX ## at the DOS prompt, ## being a value
  98.         of 1 through 99.
  99.  F10  - Exit current checkbook.
  100.  
  101.  Escape   - Exit current checkbook or exit function.
  102.  Alt-F1   - Toggle display for alternate function key definition.
  103.  Alt-F5   - Find next occurrence of string.  Used anytime after <F5>.
  104.  Alt-[F7] - Manual type.  Use your printer as a typewriter.
  105.  Alt-F8   - Check print custom formating menu.
  106.  Alt-F10  - Exit directly to DOS from any checkbook level.
  107.  
  108.  
  109. III.   F I E L D S:
  110.  
  111.   Item    - Item number.                       Range =    1 - 9999
  112.   P       - Posted code.  Used by balancing.  1st letter of statement month.
  113.   Chk#    - Check number.                      Max =          9999
  114.             A check number of zero will suppress automatic check numbering.
  115.   Date    - Date written.  Primary sort key.   Max =      12/31/99
  116.   Debit   - Check amount.                      Max =     99,999.99
  117.   Credit  - Deposit amount.                    Max =     99,999.99
  118.   To:     - Check written to.                  Max = 20 characters
  119.   Note    - Notes.                             Max = 12 characters
  120.             a. On item #1, it is used as a checkbook name in the heading.
  121.             b. When preceded by a "-" or "=", it is not printed on checks.
  122.   Balance - Running balance.                   Max =  9,999,999.99
  123.  
  124.  
  125. IV.   K E Y B O A R D:
  126.  
  127.  The following control keys are supported.
  128.  
  129.   Home       - Top of checkbook.          Enter       - Next column.
  130.   End        - Bottom of checkbook.       Right Arrow -  "    "
  131.   Page Up    - Up one page.               Tab         -  "    "
  132.   Page Down  - Down one page.             Left Arrow  - Back up one column.
  133.   Backspace  - Back one character.                 Use to move to column P.
  134.   Escape     - Exit book or function.     Up Arrow    - Up one line.
  135.   "0" (zero) - Clears date or Check #.    Down Arrow  - Down one line.
  136.   "."        - Decimal point or "00" depending on option V.14 below.
  137.  
  138.  While entering numeric fields, the alphanumeric key board will emulate a
  139.  ten key in the following manner:
  140.  
  141.                 -----------                   ------------
  142.                  \ 7  8  9 \                   \ 7  8  9  \
  143.                   \ U  I  O \     same as       \ 4  5  6  \
  144.                    \ J  K  L \                   \ 1  2  3  \
  145.                     \ M     . \                   \ 0     .  \
  146.                      ----------                    ------------
  147.  
  148.  Note: If you start an entry in error, back spacing to the beginning of the
  149.        field will restore the original field.  Once you move off the field,
  150.        you may use <F6> to undo any changes made to the item.  Undo has a
  151.        limit of 40 items and is cleared when you go another checkbook, <F9>.
  152.  
  153.  
  154. V.   O P T I O N S   M E N U:                                           [F8]
  155.  
  156.  Options are stored by checkbook.  You may use different options for each
  157.  auxiliary book.  Enter value to change and press <Enter>; use arrows to
  158.